Polska Fundacja im. Roberta Schumana w ramach projektu CharterNet – European Network for Fundamental Rights planuje organizację międzynarodowego wydarzenia dla około 50 osób, które odbędzie się w dniach 3-5 lutego 2027.
W związku z tym zwracamy się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej na kompleksową usługę obejmującą zakwaterowanie, wynajem sal szkoleniowych oraz wyżywienie.
Poszukujemy obiektu zlokalizowanego w Warszawie lub w jej bezpośredniej okolicy, o standardzie odpowiadającym minimum hotelowi trzygwiazdkowemu (3*). Istotnym kryterium wyboru jest również dogodny dojazd do obiektu z Lotniska Chopina w Warszawie oraz z Warszawy Centralnej / głównego dworca kolejowego.
- Sale konferencyjne / szkoleniowe
Prosimy o zapewnienie:
- sali głównej dla ok. 50 osób, z możliwością ustawienia krzeseł w układzie teatralnym, bez stołów, a także zmiany ustawienia na możliwość pracy warsztatowej dla 25 osób,
- sali szkoleniowej dla ok. 25 osób, z możliwością prowadzenia zajęć warsztatowych/szkoleniowych.
Prosimy o uwzględnienie dostępności sal w dniach 3-5.02,2027 oraz wskazanie kosztu ich wynajmu. Sale muszą spełniać wymagania BHP i przeciwpożarowe oraz być wyposażone w:
- sprzęt multimedialny umożliwiający wyświetlenie prezentacji, pilot do zmiany slajdów, ekran projekcyjny o rozmiarze zapewniającym czytelność prezentowanych materiałów multimedialnych,
- krzesła i stoły z możliwością aranżacji ustawienia,
- flipchart z markerami,
- klimatyzację dającą możliwość utrzymania stałej temperatury w sali i jej regulacji w zależności od potrzeb uczestników spotkania,
- dostęp do bezprzewodowego internetu,
- dostęp do prądu w tym zapewnienie przedłużaczy,
- zaplecze sanitarne.
Mile widziany dostęp do światła dziennego w zapewnionych salach.
- Zakwaterowanie
Prosimy o przedstawienie oferty na noclegi dla około 45 osób w terminie 3-5 lutego 2027 (2 noclegi) ze śniadaniem wliczonym w cenę, w tym:
- ok. 25 osób w pokojach 1-osobowych,
- ok. 20 osób w pokojach 2-osobowych.
Prosimy o wskazanie ceny za pokój. Nocleg powinien być zapewniony w tym samym obiekcie lub kompleksie bezpośrednio sąsiadujących ze sobą obiektów co wynajęte sale (szkoleniowa i sala główna), a pokoje będą wyposażone w dostęp do bezprzewodowego Internetu oraz zaplecze sanitarne.
- Wyżywienie
Prosimy o przedstawienie oferty na:
- 3 lutego – kolację w formie bufetu dla ok. 50 osób,
- 4 lutego – obiad w formie bufetu dla ok. 50 osób,
- 4 lutego – przerwy kawowej (ciągłej) dla ok. 50 osób,
- 4 lutego – kolację w formie bufetu dla ok. 50 osób,
- 5 lutego –obiad w formie bufetu dla ok. 50 osób.
- 5 lutego – przerwy kawowej (jednorazowej) dla ok. 50 osób,
Prosimy również o przedstawienie oferty na przerwę kawową, z uwzględnieniem dwóch wariantów cenowych: podstawowego, obejmującego kawę, herbatę, wodę oraz ciastka, oraz rozszerzonego, obejmującego dodatkowe przekąski, takie jak wybór ciast, mini wypieków, owoców lub innych propozycji oferowanych przez obiekt. Prosimy o wskazanie ceny za osobę oraz łącznego kosztu dla obu wariantów.
Prosimy o uwzględnienie w ofercie możliwości przygotowania posiłków dla osób o różnych potrzebach żywieniowych, w tym diet wegetariańskich, wegańskich oraz bezglutenowych. Fundacja potwierdzi konieczność przygotowania takich posiłków, a szczegółowe menu zostanie uzgodnione w drodze kontaktów roboczych.
Ceny zawarte w ofercie powinny zostać określona w kwocie brutto (z podatkiem VAT) oraz zawierać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.
Prosimy o wskazanie, do kiedy i na jakich zasadach przed rozpoczęciem wydarzenia możliwe jest dokonanie zmiany w liczbie noclegów i/lub posiłków.
Oferty prosimy przesyłać na adres: j.jendroska@schuman.pl do dnia 13.10.2026r.
W razie pytań dotyczących zapytania ofertowego prosimy o kontakt.
Tel: 571-487-317